办公室工作杂谈之如何接打电话

办公室工作杂谈之如何接打电话接打电话是办公室非常小的一件事，算是入门级别，但我有些时候还是会觉得自己在这件小事上并没有做到位。事情虽小，也是需要功力的。一、如何接电话我将接电话分为了接听准备、接听当时、收到反馈三个部分。1、接听准备电话机旁常备:笔，电话记录本，本单位、本市、上级业务部门电话通讯录。常备这几个东西可以提高接听电话的效率，不会在接到电话的时候还在手忙脚乱的找笔找纸，人一慌忙就容易想问题不周全，就会影响接听电话时思维的清晰度，所以做好接听的准备工作是很有必要的。2、接听当时接听时间:通常在响铃3声之内接听电话，最好是第2声结束时。过早的接电话没有给对方缓冲的时间，让对方等待太久又不太礼貌。接听语气:电话沟通跟面对面沟通有所差别。面对面时可以通过面部表情、肢体语言、语气音量等综合信息来体会情感，但是电话沟通则只能根据声音。我认为基本上能够做到礼貌亲和、语速中等、音量中等、表述清晰就可以了。另外需要注意的地方就是，在县市区，对方一般都会说方言，基本上做到方言对方言，普通话对普通话即可，毕竟同讲方言也会拉近距离。再一个就是要灵活应对，比如跟退休的老干部打电话时，就要相对提高音量、放慢语速、语气更加亲和。内容接收:接听电话一般是会议（培训）通知、督查（调研）通知、事项安排及其他情况。我主要谈一谈会议通知、督查通知两个情况。会议通知：一般而言，会议通知是电话通知里最常见的情况，相对来说也比较简单，主要是接收到该接收的信息就够了。信息包括：来电部门、会议内容、召开时间、与会地点、参会人员、会议要求、联系人及电话等。督...