3张图理顺会议活动组织工作

3张图理顺会议活动组织工作筹划组织会议活动涉及很多方面，笔者通过实践总结认为要组织好一场会议活动，可综合运用三种思维方法。要素分析法从要素出发梳理筹备工作，有利于在准备阶段“拆解”一场会议活动，从而由点及面地展开工作。基本思路是从要素去发散，以任务为线索，对细节作完善。不同的内容涉及不同要素，从共性来看，一般会有“人、材、物”几个方面，即参会的人、会议材料和会议所需物品、场地等。在图①中，笔者对于如何进行要素分析作了初步展示。首先应该将会议活动中涉及的要素列出并逐步细分。以“人”这一要素为例，主要包括参会领导（包括重要的特邀嘉宾等）、参会代表和筹备服务人员三大类。要明确谁来开会、来多少人、任务分别是什么、完成上述任务需要具备什么条件。例如，参会领导的任务是到会、主持会议或发表讲话、与参会代表合影。那么，我们一要通知参会领导会议时间地点等事项，准备好请柬、车证等必备物品确保参会领导按时到会；二要起草报批主持词、讲话稿等会议材料，确保顺利开会；三要根据参会领导情况进行席次和合影次序安排等，确保圆满完成。从整个会议筹备角度看，要素分析是基础，是一种网络状多中心的分析方法，“人、材、物”等各种要素梳理过程中会有交叉和联系，有利于各要素互相查遗补缺，比较适用于筹备时间充足、较为复杂的大型会议活动。在“人、材、物”等各要素中，要特别关注小众群体。大型会议活动，特别是全国性会议活动，往往涉及很多参会人员，分别具有不同特点和任务，需要我们予以关注。如有具体任务的参会代表联系方式是否畅通，是否需要特别提醒。此外，在当前疫情防控...