06-【收发文管理】公司收发文及档案管理

收发文及档案管理1文件定义1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。2收发文管理2.1收文2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。3发件1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。3打印：由发文部门/管理处负责。4校对、签署由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。5申请盖章由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。7内部传阅收件人依据传阅批示尽快传阅...