档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合...